Términos de uso de OficioTotal

Última actualización: 7 de noviembre de 2026

Versión 1.0. Estos términos, junto con su anexo, el Acuerdo de encargo del tratamiento, forman el contrato entre OficioTotal y cada profesional que lo usa. Están escritos para que se entiendan; si algo no está claro, escríbenos a contacto@oficiototal.com.

1. Quiénes somos y cómo se aceptan estos términos

1.1. Titular. OficioTotal es el nombre comercial con el que presta el servicio SoftwareTotalX S.L.U., con NIF ..., domicilio en Plaza Elobide 2, 4.º B, 31192, Aranguren (Navarra) y correo contacto@oficiototal.com («OficioTotal» o «nosotros»).

1.2. Cliente. El profesional o la empresa que crea una cuenta y usa OficioTotal para su actividad («el profesional» o «tú»). OficioTotal es un servicio para profesionales: no está dirigido a consumidores.

1.3. Aceptación. Aceptas estos términos y su anexo al marcar la casilla correspondiente al crear tu cuenta. Guardamos la versión que aceptaste, la fecha y la hora, y puedes consultarla en cualquier momento desde la app.

1.4. Documentos del contrato. Forman parte del contrato estos términos y el Acuerdo de encargo del tratamiento del anexo. Si alguna regla de los términos choca con el anexo en materia de protección de datos, prevalece el anexo. Cómo tratamos tus propios datos se explica en la Política de privacidad, que no forma parte del contrato pero está siempre disponible en la web y en la app.

2. El servicio y tu cuenta

2.1. Qué es OficioTotal. Una aplicación web para que los profesionales de oficios gestionen su negocio desde el móvil: clientes, avisos, agenda, presupuestos, partes, facturas con Verifactu y cobros. Según el plan, incluye además asistentes de inteligencia artificial, propuestas de cita según la ruta, una página para que tus clientes pidan cita y las demás funciones descritas en la web en el momento de contratar.

2.2. Requisitos. Para usarlo tienes que ser mayor de edad, actuar como autónomo o empresa, tener tu actividad en la Península o en Baleares, y darnos datos ciertos y actualizados. Por ahora, OficioTotal no está disponible en Canarias, Ceuta ni Melilla.

2.3. Tu cuenta. Cada cuenta es para un negocio. Eres responsable de mantener en secreto tus claves de acceso y de lo que se haga con ellas. Si detectas un acceso que no reconoces, avísanos cuanto antes. No puedes ceder ni revender tu cuenta.

2.4. Funciones que llegan más tarde. Algunas funciones se anuncian como «muy pronto» o «próximamente». No forman parte de lo contratado hasta que estén disponibles en tu cuenta, y no se cobran antes.

3. Planes, precios y pagos

3.1. Planes. Los planes, sus funciones y sus precios son los publicados en oficiototal.com en el momento de contratar. Los precios son mensuales y no incluyen el IVA.

3.2. Prueba gratuita. Puedes probar OficioTotal gratis durante un mes. Te avisamos antes de que termine. Si al acabar no eliges un plan, tu cuenta pasa a modo de solo lectura: puedes consultar y exportar tus datos, pero no crear nada nuevo.

3.3. Pago. El pago es mensual y por adelantado, con tarjeta a través de Stripe. Te enviamos la factura de cada mes por correo.

3.4. Cambio de plan. Puedes cambiar de plan cuando quieras desde la app. Si subes, el cambio se aplica al momento; si bajas, al empezar el periodo siguiente.

3.5. Cambios de precio. Si cambiamos los precios, te avisaremos con al menos un mes de antelación y podrás darte de baja antes de que se apliquen.

3.6. Impagos. Si un cobro falla, te avisamos y lo volvemos a intentar. Si no se resuelve en el plazo que te indiquemos, la cuenta pasa a modo de solo lectura hasta que se regularice. Nunca borramos tus datos por un impago sin avisarte antes.

3.7. Límites de uso. Cada plan tiene límites de seguridad para evitar abusos y costes descontrolados (por ejemplo, mensajes a los asistentes, búsquedas de rutas o respuestas por WhatsApp). Son iguales para todos los clientes del mismo plan, están pensados para que no los alcances con un uso normal y se muestran en la app. Al llegar al 80 % te avisamos; si llegas al límite, se pausa esa función hasta el mes siguiente, y el resto de la app sigue funcionando.

4. Asistentes, página de citas y facturas: qué hace el programa y qué decides tú

4.1. Asistentes de IA. Los asistentes interpretan lo que escribes o dictas, o lo que te escriben tus clientes, y te proponen acciones: un aviso, una cita, un presupuesto o un parte. Nada se guarda ni se envía sin tu confirmación, salvo lo que tú actives expresamente, como el modo automático del asistente de WhatsApp o la confirmación automática de citas con precio cerrado. Los importes, los impuestos y la numeración los calcula el programa, no la IA. Aun así, la IA puede equivocarse: revisa lo que confirmas y lo que actives.

4.2. Página de citas y asistente de WhatsApp. Las citas que piden tus clientes en tu página o por WhatsApp quedan pendientes de tu aprobación, salvo que tú actives la confirmación automática. Si conectas tu número de WhatsApp, aceptas también las condiciones de WhatsApp Business de Meta, que trata esos mensajes como encargado tuyo con su propio contrato. El asistente se presenta siempre como automático y no contesta a los contactos que marques como personales.

4.3. Facturas con Verifactu. OficioTotal te ayuda a emitir facturas que cumplen la normativa Verifactu y las envía a la Agencia Tributaria a través de Verifacti (Bilbabit, S.L.), un proveedor que cumple los requisitos técnicos del reglamento. Para ello te pedimos tus datos fiscales y tu autorización firmada al emitir tu primera factura. La declaración responsable del sistema está disponible en la app.

4.4. Lo que decides tú. El contenido de cada factura y de cada rectificativa es responsabilidad tuya como obligado tributario: el tipo de IVA, el tipo de factura, el motivo de una rectificación y los datos de tu cliente. La app te propone valores habituales que puedes cambiar y te informa de los requisitos, pero no decide por ti. Te recomendamos consultar a tu asesor cualquier duda fiscal.

4.5. Lo que responde el programa. OficioTotal responde de que su sistema de facturación funcione como dice: numeración correlativa, facturas emitidas que no se pueden modificar, envío a Verifacti de los datos que tú confirmas y conservación de tus facturas mientras tengas la cuenta, con exportación en cualquier momento.

5. Datos, uso aceptable y servicios de terceros

5.1. Tus datos son tuyos. Los datos de tu negocio y los de tus clientes te pertenecen. Puedes exportarlos cuando quieras desde la app. No los vendemos, no los usamos para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

5.2. Datos de tus clientes. Respecto a los datos de tus clientes, tú eres el responsable del tratamiento y OficioTotal es el encargado. Las condiciones de ese encargo están en el anexo, que aceptas con estos términos. Tú te encargas de informar a tus clientes y de tener una base legal para tratar sus datos.

5.3. Uso aceptable. No puedes usar OficioTotal para enviar mensajes no deseados ni publicidad masiva, suplantar a otra persona, tratar datos sin base legal, intentar acceder a datos de otros negocios, sobrecargar o atacar el servicio, ni para cualquier actividad ilegal. Si lo haces, podemos suspender tu cuenta, avisándote antes salvo que haya un riesgo urgente.

5.4. Servicios de terceros. Algunas funciones dependen de servicios de terceros, como Stripe para los pagos, Verifacti para Verifactu, Meta para WhatsApp o Mapbox para las rutas. Si conectas un servicio con contrato propio, como WhatsApp, también tienes que cumplir sus condiciones.

5.5. Propiedad intelectual. La app, su código, su diseño y la marca OficioTotal son nuestros. Te damos una licencia de uso no exclusiva e intransferible mientras dure tu suscripción. No puedes copiarla, revenderla ni intentar obtener su código. Lo que tú subes sigue siendo tuyo: solo lo usamos para prestarte el servicio.

6. Disponibilidad, responsabilidad y fin del contrato

6.1. Disponibilidad y soporte. Trabajamos para que OficioTotal esté disponible siempre, con copias de seguridad diarias. Puede haber interrupciones por mantenimiento, que intentaremos hacer fuera del horario laboral y avisar con antelación, o por fallos de terceros que no controlamos, como la Agencia Tributaria o los proveedores de mapas, mensajería o telefonía. Si un asistente se interrumpe, el resto de la app sigue funcionando. El soporte se presta por correo y por WhatsApp en días laborables.

6.2. Responsabilidad. Respondemos de los daños que te causemos por incumplir este contrato con dolo o negligencia grave. Fuera de esos casos, y en la medida en que la ley lo permita, nuestra responsabilidad total se limita al importe que nos hayas pagado en los doce meses anteriores al hecho que la cause. No respondemos de las decisiones que tomes con la información de la app, del contenido fiscal de tus facturas ni de los datos que introduzcas.

6.3. Baja. Puedes darte de baja cuando quieras desde la app o escribiéndonos. No hay permanencia: la baja tiene efecto al final del periodo ya pagado y no se devuelve la parte proporcional. Desde ese momento tienes 30 días para exportar tus datos; después los eliminamos, salvo los que la ley obligue a conservar, como se explica en el anexo.

6.4. Suspensión por nuestra parte. Podemos suspender o cancelar tu cuenta si incumples gravemente estos términos, avisándote antes salvo riesgo urgente. Si dejamos de prestar el servicio, te avisaremos con al menos tres meses de antelación para que puedas exportar tus datos.

6.5. Cambios en estos términos. Si los cambiamos en algo importante, te avisaremos en la app o por correo con al menos un mes de antelación y te pediremos que aceptes la nueva versión al entrar. Si no estás de acuerdo, puedes darte de baja antes de que entre en vigor.

6.6. Ley aplicable. Este contrato se rige por la ley española. Para cualquier conflicto, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Pamplona, salvo que la ley establezca otro fuero.

Anexo. Acuerdo de encargo del tratamiento

Este acuerdo cumple el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Lo aceptas con los Términos de uso y forma parte de ellos.

A.1. Partes. El profesional, como responsable del tratamiento de los datos de sus clientes, y OficioTotal (SoftwareTotalX S.L.U., NIF ...), como encargado del tratamiento.

A.2. Objeto. OficioTotal trata por cuenta del profesional los datos personales necesarios para prestarle el servicio descrito en los Términos de uso, y solo para eso.

A.3. Duración. Mientras dure el contrato. Al terminar se aplica la cláusula A.13.

A.4. Naturaleza y finalidad. Tratamiento automatizado en la nube: recogida, registro, organización, conservación, consulta, uso, comunicación a los destinatarios que el profesional decide (por ejemplo, el envío de un presupuesto a su cliente o de una factura a la Agencia Tributaria) y supresión. La finalidad es gestionar los clientes, avisos, citas, presupuestos, partes, facturas, cobros y comunicaciones del negocio del profesional.

A.5. Interesados y datos.

No está previsto tratar categorías especiales de datos (salud, ideología, etc.). El profesional se compromete a no introducirlas salvo que sea imprescindible para un trabajo.

A.6. Instrucciones. OficioTotal trata los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del profesional: estos términos, este anexo y lo que el profesional hace o configura en la app. Si una instrucción infringe la normativa de protección de datos, se lo diremos de inmediato. No usamos los datos para fines propios, salvo lo que exija la ley.

A.7. Confidencialidad. Solo acceden a los datos las personas que lo necesitan para que el servicio funcione o para dar soporte cuando el profesional lo pide, comprometidas por escrito a guardar secreto. El deber de secreto sigue tras el fin del contrato.

A.8. Seguridad. Aplicamos las medidas del artículo 32 del RGPD: cifrado en tránsito, alojamiento en la Unión Europea con copias de seguridad diarias, separación de los datos de cada negocio con controles en la base de datos y pruebas automáticas, escrituras solo a través de funciones del servidor que comprueban permisos, verificación en dos pasos disponible, claves de proveedores guardadas como secretos y registros técnicos sin datos personales.

A.9. Subencargados. El profesional da a OficioTotal una autorización general para usar estos subencargados, cada uno con un contrato que le impone obligaciones equivalentes a las de este anexo:

Para buscar direcciones se usa además el servicio público CartoCiudad (Instituto Geográfico Nacional), al que solo se envía la dirección escrita. Meta no es subencargado de OficioTotal: si el profesional conecta su WhatsApp, Meta trata esos mensajes como encargado directo del profesional, con el contrato que él acepta al conectarlo.

Avisaremos en la app y por correo, con al menos 15 días de antelación, antes de añadir o sustituir un subencargado. El profesional puede oponerse por motivos razonables de protección de datos en ese plazo; si no hay una solución, puede darse de baja sin penalización. OficioTotal sigue siendo responsable ante el profesional de lo que hagan sus subencargados.

A.10. Transferencias internacionales. Solo se hacen las indicadas en la tabla anterior, con las garantías del capítulo V del RGPD.

A.11. Brechas de seguridad. Avisaremos al profesional sin dilación indebida, y como máximo en 48 horas desde que tengamos constancia, de cualquier brecha que afecte a sus datos. El aviso incluirá su naturaleza, los interesados y datos afectados de forma aproximada, las posibles consecuencias, las medidas adoptadas y un contacto. Le ayudaremos a notificarla a la Agencia Española de Protección de Datos y a los afectados si hace falta.

A.12. Derechos, asistencia y auditoría. La app permite al profesional consultar, corregir, exportar y borrar los datos de sus clientes para atender sus derechos. Si un interesado se dirige a OficioTotal, se lo trasladaremos al profesional como más tarde el día hábil siguiente. Ayudaremos al profesional con sus evaluaciones de impacto y consultas a la autoridad de control. Pondremos a su disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este anexo y permitiremos auditorías, con un preaviso de 30 días y como máximo una vez al año salvo brecha o requerimiento de una autoridad, preferentemente mediante documentación o un cuestionario.

A.13. Fin del encargo. Al terminar el contrato, el profesional tiene 30 días para exportar todos sus datos y sus facturas. Pasado ese plazo, los suprimimos de forma definitiva, también de las copias de seguridad en su ciclo normal de sobrescritura. Si la ley nos obliga a conservar algo, lo bloquearemos y no lo usaremos para nada más. Conservar sus facturas durante los plazos fiscales es obligación del profesional, por eso es importante que las exporte.

A.14. Obligaciones del profesional. Como responsable, el profesional:

A.15. Responsabilidad. Cada parte responde de los daños que cause por incumplir el RGPD en lo que le corresponde, como establece su artículo 82. OficioTotal solo responde cuando no haya cumplido las obligaciones propias de un encargado o haya actuado fuera de las instrucciones del profesional, con los límites de los Términos de uso en la medida en que la ley lo permita.

A.16. Comunicaciones. Las comunicaciones de este anexo (instrucciones, avisos de subencargados, brechas, solicitudes de derechos y auditorías) se hacen por escrito: las dirigidas a OficioTotal, a contacto@oficiototal.com; las dirigidas al profesional, al correo de su cuenta, que debe mantener actualizado.

A.17. Cambios y ley aplicable. Este anexo se modifica como los Términos de uso (cláusula 6.5) y se rige por la ley española, con los mismos juzgados.